資料作成だけで得をしてきた僕の「見やすい資料の作り方のコツ」

プレゼンスキルは今や会社員だけでなく、フリーランスも含めたビジネスマンの必修のスキルと言えます。そのプレゼンスキルと切っても切り離せないのが、プレゼン資料を作る為の”資料作成スキル”です。

私は特別優秀な人間ではありませんが、資料作成がちょっと人より上手だっただけで人より良い昇給を勝ち取ってきました。また、一介のサラリーマンでは構築が難しいであろうレベルの人脈も築けています。

資料作成こそ、誰でも習得できて平凡な人でも差をつけられるスキルだと思っています。

今でも個人で年間1,000件以上の資料を作っていますし、チームで考えると10,000件以上の資料を作っていると思います。

今回はどのように資料を作成するれば見やすくなるか、簡単に解説します。

見やすい資料=わかりやすい資料

よく目的と手段が逆になっている方がいますがこれが結論です。資料を作成する上で最も重要なことは見やすい資料を作るのではなく、わかりやすい資料を作成することを意識することです。

プレゼン資料、マニュアル、社内や交渉先に承認を勝ち取る為の資料・・・資料を作る目的は様々ですが、そのどの資料にも共通するのは“資料を見る人が存在し、何かを訴求する”ことが作成目的であるはずです。

つまり読み手のニーズを汲み取り、見る人にとってわかりやすいことこそが資料作成の最大のポイントです。

わかりやすい資料の具体的な例

ライザップの営業利益の資料です。ライザップは本業で稼いだ利益と企業買収(M&A)でカサ増しされている利益があり、作り手(ライザップ側)としても、利益がカサ増しによるものだけでなく本業もしっかり伸びていることを訴求したいはずです。

一方、この資料の読み手(投資家・アナリスト)も”本業で稼いだ利益とカサ増しされている利益を知りたい”人たちです。

作り手は読み手のニーズを汲み取り、同社は直近2年の利益について色を分けて表現することで内訳を示しました。これにより作り手は本業による利益の成長の表現を、読み手はニーズにあった資料を提示されたことで、この資料はわかりやすい資料となりました。

注釈
前年の合計額があったほうが本当は望ましかった気がしますが、この資料が使われた場面を考えると他の資料などで補足されていると考えられますので、これでも十分伝わる資料かと思います。(資料が使われる場面というもの資料作成では考慮するべき事象です。)

見やすい資料のルール(作り方のルール)

見やすい資料を作るためには、作成方法をルール化してしまった方が良いと思います。一人で作る場合でもチームで資料を作る場合でも、資料のブレが少なくなります。

今回は、私が実践しているルールをいくつかご紹介します。当たり前のことばかりですが、それでもできていない人が意外と多いのです。

1スライドのメッセージは1つまで

ページの枚数が許す資料なら、1スライド(1ページ)で表現し、1ページのメッセージは少ない方が望ましいです。メッセージを少なくすることでフォントを大きくできたり、構成に余裕ができます。聞いている側もスライド単位で頭を切り替えられるメリットがあります。

注釈
これはプレゼン資料やマニュアル資料の場合に主に該当し、エクセルやワードで分析や数値データを詳細に確認したりする場面ではこの限りではありません。

文字・フォントのルール

意外とできていない人が多いのが文字・フォントに対するケアです。

意味を持たせてフォントやフォントサイズを変える場合は構いませんが、意味のない(意識していない)場合は単純に見栄えが悪くなりますので、慣れるまではある程度統一させた方がいいでしょう。

また、数字・英語については全角半角が混じると悲惨な見た目になりますので、これは意識すべきです。

グラフのルール

左は表作成ソフトのデフォルトのカラーです(keynoteなのでわかりにくかったですが)。要するにデフォルトのままではダメですと言いたいわけです。デフォルトのグラフカラーというのは、全員が目にしていますし手が込んでいないのが丸わかりです。

逆に色を変えるだけでも、手の込んだ資料に見えるのです。

またデフォルトのままですと、不要な目盛り線や影、多すぎる情報量になることがありますのでグラフについては必要な情報以外を減らし、必要な情報を強調するということを意識する必要があります。

色のルール

色については、色彩検定など専門的に探求できる環境がありますので、色自体の説明はそういった解説に任せますが、資料作成時に意識した方がいい色についてのポイントは「コーポレートカラーや商品のイメージカラーを意識すること」です。

これは聞き手がそのコーポレートカラーやイメージカラーを認知している場合はより意識された方が必要です聞き手がイメージしている色と異なる色で表現すると違和感を感じるからです。

また、文字に色をつけるときは背景色を意識して、見えにくくなっていないか注意した方が良いでしょう。見えにくくなっている場合は文字の色を変えるか背景色を変えるなど対策を行う必要があります。

画像のルール

画像については縮尺を変えないことが最重要です。縦横の比率を変に変えてしまうと画像によっては違和感を感じます。どうしても画像を変えたい場合は画像ソフトを使うか、使いたい部分だけ切り抜くなどで対応してください。

なお、使う画像の解像度は容量に制約がない場合は、なるべく高い方が望ましいです。

資料が使われる場面を意識する

資料が使われる場面によって、その資料の作成方法やポイントは変わります。作り手が伝えたいこと、聞き手が求めているものが異なるからです。

一般的に意思決定を仰ぎたい場面では意思決定をしやすい資料を、議論や周知をしたい場合はより詳細に作ると良いでしょう。

周知・議論をしたい場合のワンポイントテクニック
・本文多め、補足資料少なめ
・文字数は多少多くても良い
・幅広い情報を網羅
意思決定者向けのワンポイントテクニック
・文字少なめ、補足資料大量
・文字数はなるべく少なく
・意思決定に必要な情報を厳選

資料構成の型(時短テクニック)

ここまでなんとなく本文中の注意点は理解いただけたと思いますが、それをどう資料に落とし込むかというのが難しいポイントです。またこの資料の構成を考えるのが資料作成において時間がかかる部分でもあります。

私の場合は、上手い人の資料の構成をパクることから始めました。見やすいなと思った資料があったらそのスライドをストックしておき、近い構成の資料を作りたい場合にそのまま引用するのです。


参考までに私はこの4パターンを基本的な型として使っています。これに当てはまる場合はこの構成のまま資料を作り、このパターンに当てはまらず、これ以外での表現が望ましい場合に初めて構成を考えるようにしています。

見やすい資料・見やすいグラフを作る為のコツ

どうしても情報量の多いページを作らなければならない場合、訴求したい重要なポイントを強調することで少しでも情報を整理した方が望ましいです。基本的に極限まで無駄な情報は削減しつつも、どうしても削れないところまで来たらあとは見せ方でカバー。

ここで表現したいこと
・売上が順調に伸びている
・全部門が好調に推移
・中でも部門Aの伸びが顕著
・対前年比で50%以上売上が伸びている

まずどこにフォーカスを当てるかです。本来はこれだけ記載が必要な情報がある場合はページを分けるのも手ですが、1枚での表現が必要だと家庭します。

この中で一番重要なポイントは何か。どれも重要ですが、今回は全社の数字である売上の対前年からの増加を強調したいとします。

まず今年度の売上と前年度の売上の色を変え、比較対象を一目でわかるようにします。その後、このスライドのkeyメッセージとして前年比増加を文字で強調します。

これで前年比が一目でわかります。その後、視線の最後に全部門での売上と前年比を記載。これにより部門Aの伸びと全部門で好調な様子を表現できます。

これだけ情報を盛り込むと情報過多になりますので、なるべく線を減らしたり、強調しなくて良いポイントの色を薄くするなどメリハリをつけています。

資料作成で成果を勝ち取れる理由

最後に、資料作成で成果を勝ち取れる理由を私なりに考えて見ました。

例えば、あなたが部長が使う商談資料を作ったとします。

すると部長は資料について疑問点があった場合はあなたに質問します。もし部長が資料の中身に自身がなかった場合、その商談に同席させたい人物はあなたになります。

これが部長から役員、社長と回覧される資料だった場合、あなたの資料は社長まで回ります。社長が資料について詳細説明を求めた場合、最後にたどり着く先はあなたになるのです。

一般的に資料について説明をする人や資料についての疑問は資料作成者に来ます。つまり資料を作るだけで勝手に名前が売れるのです。知らないところであなたの価値が向上する。これはSNSで拡散するイメージに近いかもしれません。

資料作成で得られる最大の成果
資料を作ると、自分だけでは参加できない商談や会議に参加できます。その会議や商談に参加するとその場で未知の情報が入ります。自分だけではたどり着けなかった人に会うことができ、顔も売れます。場合によっては人脈も作れます。こうなってくるとあらゆることが好循環で回っていきます。

これが資料作成が成果を勝ち取れる理由です。

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